Você conhece os termos mais utilizados dentro do glossário do outsourcing de impressão? Eles são muitos e necessários para viabilizar uma comunicação mais clara e direta entre as empresas envolvidas nas atividades do ramo, os colaboradores das equipes de trabalho, terceirizadas, fornecedores e até os clientes.

Neste post selecionamos 4 dos termos mais usados no segmento e uma breve explicação do seu significado. Não deixe de conferir!

1. Servidor de impressão

Trata-se de um equipamento/aplicativo utilizado para fazer o controle das tarefas de impressão enviadas às máquinas da rede. Isso é feito por meio de diferentes estações de trabalho que compartilham o uso do equipamento de impressão entre si. Um servidor, portanto, pode ser constituído por um hardware (equipamento específico) ou um software (programa de computador).

Sua grande importância é o fato de poder centralizar a rede de impressão, possibilitando aos usuários e ao gestor dessa rede o controle dos documentos impressos. Permite, ainda, definir a ordem de prioridade dos pedidos, o monitoramento de todas as impressões feitas a partir dos computadores da companhia, tanto locais quanto da rede.

Se a empresa deseja ampliar as vantagens oferecidas por um servidor de impressão, poderá adquirir softwares profissionais de gerenciamento e bilhetagem. Recomenda-se a adoção de um servidor em redes com mais de dez computadores.

2. Pool de impressão

O pool de impressão é um sistema muito útil para redes com grande volume de solicitações, pois reduz o tempo de espera dos usuários pela conclusão de seus trabalhos. Ele serve para partilhar os trabalhos de impressão automaticamente para a próxima impressora física disponível. Quando uma máquina está ociosa ela recebe o próximo pedido enviado à impressora lógica.

Com o pool de impressão, a gestão pode ser simplificada, ou seja, diversas impressoras físicas podem ser administradas a partir de uma impressora lógica no servidor. Assim, o usuário imprime seu documento sem a necessidade de descobrir qual equipamento está disponível, uma vez que a impressora lógica confere a disponibilidade de portas e, dessa forma, envia solicitações de acordo com a ordem de pedidos de impressão.

É importante frisar que antes de criar um pool de impressão, deve-se levar em conta que todas as máquinas em um pool precisam usar o mesmo driver. Isso é relevante porque os usuários não saberão para qual impressora será enviado o seu pedido de impressão.

3. Bilhetagem de impressão

O processo de bilhetagem contribui para o monitoramento de todas as impressões da empresa por meio de um software. Assim, o time de gestão consegue saber onde, o que e quando os documentos foram impressos e quem os solicitou.

Além disso, é possível instalar cotas de impressão por pessoa a fim de limitar a quantidade de impressões feitas ao longo do dia, diminuindo os custos com suprimentos, papel e outros gastos. Dessa forma, o impacto ambiental produzido pelas empresas reduz consideravelmente.

4. Spool de impressão

Impressoras são equipamentos com recursos e velocidade limitados, então, é preciso que o servidor de impressão forneça um spool de impressão, ou seja, um espaço contendo os dados de todas as filas de impressão. Assim, eles podem ser transmitidos a fim de serem armazenados temporariamente, antes do envio até os dispositivos.

O spool de impressão é um serviço responsável pelo gerenciamento de uma pasta que armazena todos os arquivos enviados para a impressão. Por uma questão de padrão, essa pasta costuma ser mantida no mesmo disco em que estão os arquivos de sistema do Windows.

No entanto, esse método de armazenamento pode causar problemas em uma rede com serviço de impressão muito usado. Isso aumenta as chances de comprometer a estabilidade do sistema operacional. Portanto, é recomendado que a configuração do sistema operacional seja realizada para armazenar os arquivos de spool em uma unidade de disco exclusiva para essa finalidade.

Conforme foi possível verificar, o domínio do glossário do outsourcing de impressão pode facilitar e muito a comunicação entre todos os envolvidos nos processos, proporcionando um rendimento mais significativo ao trabalho diário.

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