Se você precisa de mais agilidade nos processos internos da sua empresa, uma boa opção é buscar por um sistema de gerenciamento de impressão. Essa ferramenta é utilizada para controlar a impressão de documentos e funciona por meio de softwares de bilhetagem, recursos para impressão segura e serviços de outsourcing.
Os benefícios proporcionados pela adoção desse recurso são inúmeros. Entre eles, você pode contar com o monitoramento das impressoras e dos materiais usados para impressão. Neste post, selecionamos algumas das principais vantagens que a gestão de impressão pode levar ao seu negócio. Acompanhe o texto e saiba mais!
Diminuição do desperdício
Infelizmente, um velho hábito ainda persiste em muitas organizações: imprimir papéis para conferir erros e outros detalhes para, depois, ajustar no computador. Isso significa apenas perda de tempo e desperdício de materiais, sem falar nas questões relacionadas à sustentabilidade e ao descarte de lixo, que tanto preocupa especialistas da área e uma parcela mais consciente da população.
O gerenciamento de impressão tem o propósito de eliminar esse tipo de prática e promover uma tomada de consciência por parte de quem lida com documentos impressos. A ideia é usar a tecnologia de forma inteligente, além de questionar a real necessidade de usar papel indiscriminadamente.
Por todos os motivos citados, a atitude mais sensata é revisar o conteúdo escrito ainda no computador. Não há menor necessidade de imprimir para conferir dados e erros de digitação, que podem, perfeitamente, ser ajustados na própria tela.
Redução dos custos com papel
Já sabemos como as soluções de gestão de impressão auxiliam na economia de dinheiro com tinta e papel. No entanto, há outras formas de diminuir esses gastos. Ao passar a controlar a impressão de documentos dentro da companhia é possível adotar normas para todos os envolvidos nos serviços de impressão. Algumas delas são:
- imprimir no modo rascunho;
- sempre que for possível, converter o documento em preto e branco, o que reduz a quantidade de tinta ou toner coloridos;
- imprimir frente e verso;
- adquirir impressoras mais modernas e econômicas.
A redução dos custos vai além e os problemas de atolamento de papel, manchas nas folhas e erros de configuração são empecilhos que tomam muito tempo dos colaboradores. Um bom gerenciamento de impressão praticamente acaba com esses inconvenientes, refletindo um importante acréscimo da eficiência de todo o sistema.
Sem a necessidade de reimpressões, a diminuição de despesas com insumos e tempo da equipe de trabalho é inevitável e claramente perceptível. Em companhias que empregam mais de mil pessoas, os gastos desse tipo podem representar valores muito expressivos ao longo de um ano, só para citar um exemplo.
Aumento da produtividade
Os processos de gestão de impressão podem realmente tornar o dia a dia das empresas muito mais produtivo. Se puder contar com a digitalização de fluxos de trabalho envolvendo documentos, o processo pode proporcionar um rendimento ainda maior.
Por meio da digitalização, os documentos podem ser enviados por e-mail, salvos em pastas e a equipe ainda pode usar scripts com a finalidade de integrá-los a soluções de terceiros, como os sistemas ERP ou outros tipos de aplicativos financeiros e/ou contábeis.
Atualização tecnológica constante
Ao adotar esse modelo de gestão, a empresa contratada se compromete a substituir toda a infraestrutura do parque de impressão da contratante. Com isso, os equipamentos são substituídos por novos modelos antes de tornarem-se ultrapassados ou precisarem de manutenção, sem nenhuma despesa extra.
Dessa forma, quem contrata os serviços de gerenciamento pode ter acesso a máquinas modernas sem precisar investir significativamente. Também torna-se possível adicionar mais impressoras ao parque, já que alugar é mais barato do que comprar novos equipamentos.
É importante esclarecer que, quando uma empresa opta por um controle mais rigoroso dos processos internos, como o gerenciamento de impressão, a organização tende a fazer mais usando menos recursos materiais.
Se a sua companhia também está em busca de soluções mais inovadoras para melhorar sua gestão, conte com a gente! Podemos oferecer o que você precisa!
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