A sua empresa tem muitas razões para aderir aos serviços de impressão gerenciada. O MPS integra o projeto de outsourcing de impressão e ocorre quando as ferramentas de monitoramento são instaladas para otimizar a produção de documentos pelos colaboradores.
Isso significa que, ao contratar um sistema como esse, a sua organização passa a contar com o suporte especializado a fim de gerir todo o processo que envolve impressão de documentos no dia a dia de trabalho.
A terceirizada se responsabiliza pelo planejamento, manutenção, dimensionamento, substituição de equipamentos, treinamento dos usuários, controle de impressões e outras atribuições que liberam o seu time para cuidar das questões estratégicas da empresa. A seguir, selecionamos 4 razões para a sua companhia aderir a esse serviço. Acompanhe!
1. Ativar encontre-me/liberação impressão segura
Quando se tem um software de gerenciamento de tarefas operando no parque de impressão, é possível proteger os documentos confidenciais e eliminar o volume de impressões que não são úteis ou ficam perdidas.
Ativando a função “encontre-me”, os usuários podem enviar seus arquivos para uma fila de espera virtual e depois liberam para imprimir em uma impressora específica. Com a função “impressão segura” é preciso fazer a autenticação do usuário antes de imprimir e isso funciona como garantia de que apenas usuários autorizados imprimam e recolham documentos sigilosos.
O software também pode ser configurado para aprovar impressão, assegurando aos administradores de sistemas a autorização para impressão de qualquer trabalho.
2. Monitorar e reportar o uso
Com o suporte fornecido pelo MPS é possível monitorar em tempo real alcançando todas as áreas de gerenciamento de impressão/fax/cópia/digitalização, passando das páginas detalhadas aos resumos por usuário, dispositivos, departamentos e até o impacto ambiental causado.
Você pode acessar os relatórios de qualquer navegador da internet ou programá-los para que sejam gerados e enviados automaticamente via e-mail. Existe, ainda, a possibilidade de personalizar os seus relatórios estipulando intervalos de datas, o seu próprio cabeçalho, classificação pelos dados disponíveis e filtragem.
3. Cortar o desperdício e a presença de carbono reduzindo o impacto ambiental
Serviços de impressão gerenciada acabam incentivando o hábito de imprimir de forma responsável, diminuindo o uso de papel, toner, energia e outros gastos. Um provedor de MPS ajuda a implementar estratégias que viabilizam a diminuição da presença de CO2 na atmosfera e a redução do impacto ambiental por meio de plantio automático de árvores nos projetos de reflorestamento com certificação.
É viável, também, adotar programas de reciclagem com cartuchos, por exemplo. Isso também pode auxiliar com a diminuição de custos e ainda mantém uma imensa quantidade de lixo longe dos aterros sanitários.
4. Fornecer suporte para Help Desk
Com um suporte desse tipo, a sua equipe de TI terá mais tempo livre para se concentrar nos assuntos ligados à finalidade da empresa e muito menos tempo perdido com problemas operacionais relativos à impressão de documentos.
De acordo com o Laser Resource, uma quantidade significativa de chamadas do help desk está relacionada aos problemas de impressão, o que toma um tempo precioso dos colaboradores.
Os serviços de impressão gerenciada são indicados para qualquer empresa. É uma forma de desafogar todos os recursos internos que podem ser mais bem aproveitados na destinação ao foco principal da corporação. Podem ser usados em qualquer rede, sem a necessidade de um servidor, computador ou recursos de TI dedicado. Assim, a sua companhia tem condições de usufruir o tempo disponível para impulsionar os negócios e lucrar mais.
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